Refonte intranet : 6 étapes pour booster la communication et la productivité 

Publié le 17 février 2025 par Constant Joubert

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 

• 60 % des entreprises jugent leur intranet inefficace. 

• 50 % des collaborateurs déclarent ne pas l’utiliser régulièrement. 

Des milliers de collaborateurs perdent un temps précieux à chercher un document, retrouver un échange ou accéder à un outil métier. Dans certaines entreprises, c’est devenu une norme : on s’adapte à un intranet peu intuitif, mal structuré et sous-exploité. 

Mais combien de temps une organisation peut-elle supporter un outil inefficace avant qu’il ne freine réellement sa productivité ? 

Ce n’est pas seulement une question de technologie. C’est une problématique stratégique qui touche la communication interne, l’accès à l’information et la collaboration entre les équipes. 

Nous avons récemment accompagné un acteur majeur de la santé et de la prévoyance dans la refonte de son intranet. Son défi ? Un portail interne conçu il y a 3 ans qui ne répondait plus aux besoins des collaborateurs. Un cas loin d’être isolé. IDAOS est intervenu pour : 

✅ Auditer l’existant et recueillir les besoins auprès des collaborateurs. 

✅ Recommander une solution adaptée à leur écosystème. 

✅ Structurer un cahier des charges précis et les accompagner dans la sélection du prestataire technique / le choix de l’éditeur.  

Voici les 6 étapes clés d’une refonte pour transformer son intranet en un outil réellement performant. 

1. Auditer l’existant et comprendre les vrais besoins 

La refonte d’un intranet ne doit pas être guidée par une simple volonté de modernisation. Elle doit répondre à des problèmes concrets et s’appuyer sur un diagnostic précis. 

Avant d’engager des changements, il est essentiel d’analyser : 

• La structure actuelle de l’intranet : ergonomie, navigation, accessibilité, contenus, arborescence, etc.  

• Les usages réels des collaborateurs : quelles fonctionnalités sont utilisées ou délaissées ? 

• Les frustrations des utilisateurs : difficultés d’accès, manque d’intégration avec les outils métiers, problèmes de recherche documentaire. 

Méthodes et outils d’analyse 

• Entretiens avec les équipes clés (RH, IT, communication, métiers). 

• Analyse des données d’utilisation via les statistiques de la plateforme.  

• Enquête interne pour identifier les attentes et points de blocage. 

Lors de notre mission, nous avons découvert que les deux principales frustrations des collaborateurs était le manque d’intégration avec les outils métiers et la difficulté à retrouver un document ou information.

2. Impliquer les collaborateurs dès la conception 

Un intranet est avant tout un outil de travail collaboratif. Il doit être pensé avec et pour ses utilisateurs. L’une des erreurs fréquentes est de confier la refonte uniquement aux équipes IT et de la communication interne sans inclure les métiers qui l’utilisent au quotidien. 

Comment impliquer les équipes efficacement ? 

• Organiser des ateliers de co-conception pour comprendre les attentes réelles. 

• Travailler sur des personas précis pour modéliser les différents usages. 

Lors de notre accompagnement, nous avons mené trois ateliers collaboratifs pour identifier les fonctionnalités prioritaires. Résultat : la nécessité d’une navigation plus fluide et d’un accès direct aux outils essentiels. 

3. Choisir la bonne solution technique 

Le choix de la technologie détermine la performance, l’évolutivité de l’intranet et le niveau d’intégration avec vos autres outils. Trois grandes approches existent : 

1. Capitaliser sur une solution existante : Microsoft 365, SharePoint, Viva Engage…

✔ Adaptée aux entreprises équipées de l’environnement Microsoft. 

✔ Intégration fluide avec les outils de productivité existants. 

2. Opter pour une solution clé en main : Jamespot, LumApps, Jalios, Powell 365…

✔ Interface moderne et fonctionnalités collaboratives avancées. 

✔ Adaptée aux entreprises cherchant une solution rapide à déployer. 

✔ Intégration possible avec Microsoft 365 ou Google Workspace 

3. Développer un intranet sur-mesure (Drupal, WordPress, Liferay…) 

✔ 100 % personnalisable et évolutif. 

✔ Demande un investissement plus conséquent en développement et maintenance. 

Lors de notre mission, nous avons recommandé de s’orienter vers une solution clé en main qui s’intègre parfaitement avec Microsoft 365. Ce choix permet de réduire les coûts et d’accélérer le déploiement en vue d’une mise en ligne en septembre prochain.  

4. Rédiger un cahier des charges précis et choisir le bon prestataire 

Un projet mal cadré entraîne souvent des dépassements de budget, des délais allongés et des attentes fonctionnelles non couvertes. Un cahier des charges détaillé permet d’aligner toutes les parties prenantes. 

Éléments essentiels du cahier des charges 

• Objectifs du projet : améliorer la communication interne, centraliser les outils… 

• Fonctionnalités attendues : moteur de recherche performant, personnalisation des espaces… 

• Typologie d’utilisateurs en fonction des spécificités de l’entreprise.   

• Contraintes techniques et sécurité : compatibilité avec les systèmes existants, RGPD 

• Éléments attendus dans le cadre de la réponse à la consultation : maquettes, couverture fonctionnelle, accompagnement, équipe, budget…  

L’appel d’offres doit être structuré avec une grille d’évaluation claire pour comparer les prestataires et solutions. 

5. Assurer un déploiement efficace

Un nouvel intranet ne remplit son rôle que s’il est réellement adopté par les collaborateurs. 

Facteurs clés de réussite 

• Former les équipes : sessions en petits groupes, guides interactifs afin qu’elles puissent accompagner le changement. 

• Former les contributeurs à publier des contenus en respectant le plan de classement.  

• Communiquer efficacement : teaser avant lancement, webinaires de présentation. 

• S’assurer du support technique : mettre en place un dispositif d’assistance pour répondre aux questions des utilisateurs.

6. Booster l’adoption (être militaire)

Même avec un intranet bien conçu et bien déployé, l’adoption n’est jamais automatique. Sans stratégie d’appropriation, la plateforme risque d’être sous-exploitée.

Les leviers pour maximiser l’adoption

• Encadrer les usages dès le début : établir des règles claires sur les bonnes pratiques et les usages attendus.

• Communiquer avec impact : campagnes de sensibilisation, témoignages internes, mise en avant des bénéfices concrets.

• Impliquer des ambassadeurs : mobiliser des référents internes pour promouvoir l’outil et accompagner les équipes.

• Suivre les indicateurs d’usage : mesurer le taux de connexion, l’engagement des utilisateurs et adapter les actions si nécessaire.

 L’intranet est un levier stratégique à ne pas sous-estimer ! Un intranet performant est un atout majeur pour une entreprise, mais une refonte réussie ne repose pas uniquement sur la technologie. Elle nécessite une compréhension fine des besoins des utilisateurs, une approche collaborative et un accompagnement au changement structuré. Vous envisagez une refonte de votre intranet ? Contactez-nous pour bénéficier de notre expertise et d’un accompagnement sur-mesure.